Человек, который жалуется: «У меня нет времени…» - ошибается. В распоряжении каждого-все существующее время. 168 часов в неделю, по 60 минут в каждом. Так как время нельзя растянуть, накопить или добавить, то единственное решение состоит в его умелом управлении.
Как писал гуру менеджмента Питер Друкер: «Пока вы не сможете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим».
Ученые считают, от одного лишь умения распределять свое время зависит не только ваш успех, но, возможно, и умственное, и физическое здоровье, поскольку хаос во временном ресурсе не только влияет на продуктивность, но и может быть причиной сильнейшего стресса.
Какова же современная ситуация по управлению своим временем? Согласно правилу Вильфредо Парето относительно времени, в лучшем случае, примерно 80% времени менеджера тратится на задачи, приносящие 20% его результатов, тогда как деятельность, приносящая 80% его достижений, занимает только 20% его времени.
В литературе иногда встречается забавная и поучительная история про трех высших управленцев некой компании, каждый час которых стоит не меньше 30 000 рублей. Они провели два часа в жарких дебатах, обсуждая, стоит ли потратить 1000 рублей на подарок одному из сотрудников своей компании.
Как вы используете свое время? Чтобы найти ответ на этот вопрос хорошо бы самостоятельно рассчитать стоимость своего рабочего часа. Разделите полную сумму вашего месячного дохода, включая зарплату, возможные премии, компенсации и т.д. на количество рабочих часов за исследуемый период времени. Вы обязательно получите важную пищу для размышлений. Те, кто стремится двигаться к своим высоким целям, найдут в этом упражнении много полезного.
Знание стоимости времени опытных сотрудников – а большинство руководителей недооценивают его – дает представление о цене различных видов деятельности, например, совещаний, обязательного и ежедневного присутствия в офисе, выполнение заданий, с которыми мог бы справиться любой стажер и т.д.
Мне также хотелось бы предложить вам несколько полезных рекомендаций, которые бы позволили повысить свой контроль над одним из самых важных ресурсом в нашей жизни – это время, которое при потере контроля над ним так и норовит убегать от нас:
· Для руководителя сотрудники могут и, в принципе, должны быть основными потребителями его времени. Хотелось бы обратить внимание менеджеров, что с ростом зрелости подчиненного в отношении его конкретной задачи следует кое-что поменять в содержании взаимной коммуникации: нужно уменьшать контакты с ним, непосредственно связанные с заданием, но расширять общение, подкрепляющее позитивные взаимоотношения. Выигрыш по физическому времени может быть небольшой, но коммуникация с подчиненным приобретет совершенно иное качество, что, безусловно, скажется на его мотивации к продуктивной самостоятельной работе.
· В открытом пространстве офиса, многие сотрудники жалуются, что из-за регулярных отвлечений увеличивается время на выполнение даже самых простых заданий. Мне понравился пример одной сотрудницы, которая с помощью листа картона и цветных маркеров, изготовила имитацию светофора. Простая заслонка позволяла ей поочередно открывать и закрывать каждый из «сигналов». Своим коллегам она сказала: «Если открыт красный сигнал – прерывайте меня только в случае пожара. Когда открыт желтый – добро пожаловать с важными и первоочередными вопросами. Если «горит» зеленый, можете приходить ко мне с любыми проблемами. Она обнаружила, что в целом коллеги приняли этот подход доброжелательно.
· Если вы назначаете какое-то совещание, то, согласно исследованиям, лучше указывать время с часом и минутами. Например, на встречу, запланированную на 10.00 утра, опоздает больше людей, чем на аналогичное мероприятие в 10.10. На практике доказано, что при таком подходе люди становятся более пунктуальными.
· Во время совещания, которое предполагает обсуждение спорных вопросов, используйте прием «мячик выступающего». Этот прием впервые был использован в компании Texas Instruments. Он заключается в передаче резинового мячика выступающему, при этом говорить разрешается только тому, кто обладает мячиком в данный момент. Такой прием экономит время, так как помогает исключить перебивания.
· Японский прием «ньюмаваши» направлен на проведение совещания для подготовки последующих совещаний. На первый взгляд кажется, что этот прием только увеличивает количество совещаний, но на самом деле «ньюмаваши» в состоянии значительно сэкономить время во время очень важных мероприятий.
· Не допускайте дискуссий «один на один» в присутствии остальных участников совещания. В такой ситуации немедленно предложите спорящим выяснить разногласия после совещания, а затем решительно верните общее внимание к цели настоящего заседания.
А ТЕПЕРЬ ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ТЕХ, КТО ХОЧЕТ И ГОТОВ ДВИГАТЬСЯ К СВОИМ ВЫСОКИМ ЦЕЛЯМ.
· Чтобы повысить свою личную эффективность и иметь логическое обоснование для отказа от второсортных задач – необходимо уделить особое внимание формулированию четких и ясных целей.
Несмотря на важность постановки целей, огромное количество людей проводит свою жизнь в бесцельном плавании «в океане возможностей». Они не следуют никаким определённым курсом и не имеют никакой определённой цели. Вместо движения к желанной цели человек вверяет свою судьбу случаю и обстоятельствам.
Согласно результатам одного исследования 30% людей не имеют никаких целей и проявляют активность только тогда, когда другие говорят им что, где и когда им делать.
Примерно 50% людей - реактивные, они реагируют на события вместо того, чтобы попытаться инициировать перемену или управлять своей судьбой. Они проводят свою жизнь, работая на достижение целей других людей.
Следующие 10% - мечтатели, полные фантастических замыслов по поводу того, как добиться славы и богатства. К сожалению, их цели настолько неопределенны и нереальны, что они никогда не могут перейти к практическим шагам по продвижению к реальным результатам.
Остаются только 10% «активных» людей. Вместо того, чтобы ждать, пока им скажут, что делать, реагировать на события, созданные другими, или проводить свою жизнь в мечтах, они активно участвуют в ее построении. Они сами вершат свою судьбу. Они проявляют инициативу и управляют своей жизнью.
Однако даже в этой избранной группе, согласно исследованию выпускников Йельского университета, только 3% ставили какие-либо цели в жизни.
Исследователи сообщают, что именно в эту крошечную группу вошли самые преуспевающие во всех областях люди. Это выдающиеся спортсмены, удачливые предприниматели, авторитетные ученые и замечательные артисты. Вошедшие в эти три процента люди намного превзошли своих сокурсников, зачастую зарабатывая в сотни раз больше.
Иногда участники моих тренингов говорят, что они и без целей уже добились кое-каких результатов. Мне это напоминает анекдотичное обращение пилота лайнера к своим пассажирам. «У меня есть плохая новость и хорошая. Плохая – то, что молния вывела из строя все навигационное оборудование, и у меня сейчас нет ни малейшего представления, куда мы направляемся. Хорошая новость – это то, что мы летим туда со скоростью 900 км/час.».
Неоднократно мне задавали вопрос – есть ли необходимость письменно оформлять свои цели. Я всегда отвечаю, что это обязательно. Цели, не изложенные в письменном виде, правильнее будет назвать намерениями. Пока ваши планы остаются только в голове, вы будете относиться в лучшем случае к группе «мечтателей», упомянутых выше. Более того, доказано, что наш мозг очень хорошо реагирует на все наши помыслы в письменном виде. Память это все запоминает лучше и помогает зонам мозга, ответственным за действия, серьезно включиться в работу.
Если вы захотите войти в эти три процента - маленькую, но весьма успешную группу, необходимо выполнить следующие действия:
1. Определитесь, что вы хотели бы достичь в течение 3-5 лет?
Сформулируйте свои цели по модели SMART 1) Specific -конкретные, 2) Measurable -измеримые, 3) Achievable - достижимые, 4) Realistic- реалистичные, 5) Timed -ограниченные во времени.
2. Проверьте, насколько данная цель вдохновляет вас и может быть полезна другим людям. Таким образом вы определите «смысл» своей высокой цели. Ответьте на вопрос- почему мне было бы интересно двигаться именно к моей цели? Люди, которые пренебрежительно относятся к данному пункту, рискуют окунуться в разочарование и отчаяние, даже если они преуспеют в глазах окружающих.
3. Продумайте ключевые действия для достижения поставленной цели и составьте план движения к ней.
4. Начинайте активно действовать. Вот, где правильная система управление временем определит, как говорится «пан или пропал». Выбор приоритетов – самая важная часть системы управления временем. Вам может быть очень полезна методика ABC.
В предыдущих постах я подробно писал об этой замечательной модели. Главная суть ее – в центре вашего внимания всегда должны быть задачи из Рубрики А. Это самые важные и срочные дела. В – это тоже важные, но менее срочные дела. Будьте строги к себе и установите жесткий фильтр (не более трех задач в группе А одномоментно)
Группа С – это очень большие задачи, которые невозможно решить за несколько часов. Именно в эту группу, скорее всего, будут входить ваши действия по реализации своей личной цели. Если она имеет прямое отношение к вашей работе, то, считайте, что судьба улыбается вам.
Задачи в группе С иногда называют «слонами». Их нельзя съесть за один раз. Именно поэтому следите жестко за тем, чтобы каждый день, какая-то часть слона была отправлена в группу А или хотя бы в группу В. Если эту рекомендацию не учесть, то все ваши прекраснейшие планы так и останутся свидетельством беспомощности.
Бенджамин Франклин, один из «отцов -основателей» США оставил всем последующим поколениям очень мудрый завет: «Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это материал, из которого сделана жизнь».
Если тема личной или командной эффективности важна для вас, напишите мне, чтобы обсудить, что мы могли бы сделать вместе.