среда, 5 октября 2011 г.

ОСНОВНЫЕ НЕДУГИ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ВРЕМЕНЕМ


Название проблемы
Симптомы
Факторы для разрешения проблемы
«Мелкотравчатый синдром»
Большой объем мелких проектов, постоянная занятость, раздражение руководителя по поводу низкой результативности
Расстановка приоритетов, АБС метод
Болезнь «Переноса сроков»
Маниакальная вера в разрешение всех сбойных моментов на следующий день, полное неисполнение обещанных сроков
АБС метод, грамотное планирование времени, расчет временных затрат
Заболевание «Девичья память»
Ничего не делается, пока руководитель не напомнит несколько раз, память не удерживает необходимую информацию
АБС метод, работа с органайзерами
Синдром «движение на холостом ходу»
Работа проводится, но отсутствует продвижение в карьере, руководство не предлагает достойных проектов
Технология пяти шагов
Болезнь неправильного учета времени
В середине проекта человек обнаруживает, что на выполнение данной задачи потребуется гораздо большее количество времени
Грамотный расчет «Лид-тайма» и требуемых временных затрат
Заболевание «Распыление во времени»
При возникновении непредвиденных обстоятельств человек легко уходит с намеченного курса и с большими временными затратами заканчивает проект
Способы противодействия «пожирателям времени»
Недуг перфекционизма
При работе над проектом сбиваются все сроки исполнения других поручений
Способы контроля финальных и промежуточных сроков



НЕСКОЛЬКО ИДЕЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ САМООРГАНИЗОВАННОСТИ


Несколько  идей по повышению  самоорганизованности


Недавно, в процессе коучинговой практики я столкнулся со следующей проблемой, которую мне описал мой подопечный, являющийся крупным руководителем одной из телекоммуникационных компаний. Он  сказал: « У меня есть один руководитель региона, который дает наилучшие результаты, при этом проявляет крайнюю неорганизованность и недисциплинированность особенно по срокам исполнения.»

Возникает ряд вопросов- как это возможно, нужно ли что-то с этим делать и реально ли внести необходимые изменения?

В данном сообщении я постараюсь ответить на поставленные вопросы и высказать несколько идей по повышению самоорганизованности.

Итак, первый вопрос- возможно ли добиваться хороших результатов при низком уровне самоорганизованности.   Возможно, поскольку финальный результат зависит от многих составляющих. Это – уровень компетентности сотрудника в данной конкретной области (так называемые технические навыки), уровень развития межличностной коммуникации (эффективность взаимодействия с другими людьми). Для руководителя будет очень важным также фактор вовлеченности его команды и уровень развития коллектива как социума. Очень большую роль может также играть вышестоящее руководство, которое будет брать на себя часть организационных поддерживающих усилий. Как вы видите, результат зависит от многих компонентов, которые зачастую имеют больший вес в достижении результата.

Возникает вопрос, нужно ли указывать данному сотруднику, что самоорганизация является зоной его развития. Безусловно. Если бы сотрудник, помимо вышеперечисленных факторов, опирался еще бы на высокую самоорганизацию, то она выступила бы как локомотив его дальнейшего успеха. Можно только предположить, каких результатов мог бы добиться данный сотрудник при развитии искомых навыков.

Что можно порекомендовать данному человеку? Ниже приведен список из нескольких очень простых идей, которые позволяют незамедлительно  поднять собственный уровень самоорганизации.

  1. Следует на ежедневной основе выделять 15 минут для приведения своих дел в порядок. Это упорядочивание почты, файлов, своего плана действий.
  2. Особое внимание уделять не только deadline, те конечным срокам, а также и так называемому lead time, те времени, необходимому для завершения операции к назначенному сроку. При неотработанном навыке оценки  lead time, следует разбивать операцию на логические сегменты и пытаться рассчитать время их реализации и укладываться в эти временные рамки.
  3. Приучить себя пользоваться «напоминалками», скажем в календаре в gmail или в смартфоне.
  4. При формулировании проекта учитывать список так называемых «заинтересованных лиц». Это высшее руководство, руководители смежных подразделений, рядовые сотрудники, деятельность которых очень зависит от вашего прогресса в данном проекте. Необходимо на регулярной основе информировать их о степени развития проекта. Данная идея становится особенно критичной при возникающих  сбоях в графике исполнения.
  5. Введите некое правило самопоощрения за высокую организацию в течение дня. Получите удовольствие от тех дел, которые вам нравятся. Рассматривайте их как благодарность самому себе за проявленные новые качества.

Более подробно о технологии формулирования и достижения поставленных целей, а также методике рационального управления временем, грамотного сочетания работы с другими сферами жизни вы узнаете на тренинге «Управление временем», который довольно часто проходит в открытом формате. Следите за расписанием тренингов.

Александр Пасекунов, директор Представительства Уилсон Лернинг в России и один из соавторов проведенного во всем мире исследования «Принципы успешности».