Темпы нашей жизни все ускоряются. Многие наши клиенты жалуются, что количество поступающих заданий явно превышает их физические и интеллектуальные возможности. Тревожность и беспокойство зашкаливают. Что делать?
Мы вместе с моим соавтором, Валерием Фрунджяном, очень живо откликнулись на столь актуальный запрос наших клиентов. Ниже предлагается разработанный нами алгоритм действий в условиях многозадачности. Надеемся, что это поможет оптимизировать вашу работу и достигать лучших результатов, получая удовольствие от самого процесс и своей эффективности.
При получении задачи от внутреннего Клиента (Руководителей, коллег) будет более продуктивно поступать следующим образом:
1. Все входящие задачи принимать без возражений. Помните, что это – ваши внутренние клиенты. При необходимости следует задавать уточняющие вопросы:
− позволяющие оценить приоритетность задачи,
− уточняющие содержание задачи (конкретизация задачи).
2. Кратко озвучить (переформулировать) Клиенту свое понимание поставленной задачи, с учетом полученных ответов на уточняющие вопросы.
3. Согласовать с Клиентом (при необходимости) ожидаемое качество решения (глубину проработки) задачи.
4. Расставить приоритеты при решении поставленных задач:
− Группа A (задачи важные и срочные),
− Группа B (задачи важные, но менее срочные),
− Группа C (задачи важные, но время, необходимое для их решения, превышает 1,5 ч).
При планировании:
5. Провести декомпозицию каждой задачи (разбить ее на составляющие).
6. Классифицировать (оценить) ресурсы, имеющиеся для решения задачи:
− собственная экспертиза,
− экспертиза сотрудников, которых можно привлечь к решению задачи в соответствии с их должностными обязанностями,
− недостающая экспертиза и источники ее получения.
7. Составить план действий на день с оптимальным использованием всех вышеперечисленных ресурсов: начать с решения задач Группы А, затем перейти к задачам Группы В. Провести декомпозицию задач Группы С и выделить в календаре на последующие дни время, по 1,5÷2 часа (возможно, в течение нескольких дней), для приоритетного решения каждой задачи этой группы.
При реализации плана действий:
8. Решать каждую из задач в соответствии с графиком:
− работа (не более 60 мин),
− переключение на другой вид деятельности: технологический перерыв, либо выполнение коротких рутинных задач, не требующих высоких эмоционально-психологических затрат (10÷15 мин),
− работа (не более 60 мин) и т.д.
9. В конце дня отметить все достижения и постоянно совершенствовать свой подход.
NB!
a) При решении любых задач, независимо от их приоритетности, рекомендуется строго придерживаться Вашей врожденной склонности к монохронному (последовательное выполнение нескольких действий), либо полихронному (параллельное выполнение нескольких не взаимоисключающих действий) поведению.
b) При попытке Клиента навязать менеджеру монохронного поведения полихронную модель поведения, последнему рекомендуется вместо противостояния Клиенту вернуться к п.4, провести перестановку приоритетов и оповестить Клиента / Клиентов об объективных изменениях срока решения их задачи ввиду новых вводных.
c) При ощущении эмоционально-психологического дискомфорта использовать инструмент саморегуляции ОКР (Остановка – Контроль - Рефокусировка). Тренируйте себя на купирование негативных эмоций на этапе их появления (ОСТАНОВКА). Помните, что человек может пользоваться любым каналом восприятия мира. Это похоже на выбор определённого телевизионного канала. Хотите смотреть детективы с убийствами и реками крови или познавательные и релаксирующие программы – у вас есть выбор. Это -КОНТРОЛЬ. Чтобы помочь себе выбрать продуктивный канал, переключайте внимание с повышения градуса тревожности на способы решения возникшей проблемы. Если очень трудно найти решение, переключайтесь на любую другую тему (интересная книга, фильм, отношения с вашим любимым человеком), которая позволит вам расслабиться и найти креативный выход из сложившейся ситуации. Прием ОКР требует дисциплины и тренировки.
Вы можете забронировать консультацию с нашим специалистом по т +7495 2150076 или по почте info@wl-r.ru
Первичная консультация бесплатна
Комментариев нет:
Отправить комментарий