ОСНОВНЫЕ НЕДУГИ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ВРЕМЕНЕМ

Название проблемы	Симптомы	Факторы для разрешения проблемы
«Мелкотравчатый синдром»	Большой объем мелких проектов, постоянная занятость, раздражение руководителя по поводу низкой результативности	Расстановка приоритетов, АБС метод
Болезнь «Переноса сроков»	Маниакальная вера в разрешение всех сбойных моментов на следующий день, полное неисполнение обещанных сроков	АБС метод, грамотное планирование времени, расчет временных затрат
Заболевание «Девичья память»	Ничего не делается, пока руководитель не напомнит несколько раз, память не удерживает необходимую информацию	АБС метод, работа с органайзерами
Синдром «движение на холостом ходу»	Работа проводится, но отсутствует продвижение в карьере, руководство не предлагает достойных проектов	Технология пяти шагов
Болезнь неправильного учета времени	В середине проекта человек обнаруживает, что на выполнение данной задачи потребуется гораздо большее количество времени	Грамотный расчет «Лид-тайма» и требуемых временных затрат
Заболевание «Распыление во времени»	При возникновении непредвиденных обстоятельств человек легко уходит с намеченного курса и с большими временными затратами заканчивает проект	Способы противодействия «пожирателям времени»
Недуг перфекционизма	При работе над проектом сбиваются все сроки исполнения других поручений	Способы контроля финальных и промежуточных сроков

НЕСКОЛЬКО ИДЕЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ САМООРГАНИЗОВАННОСТИ

Несколько  идей по повышению  самоорганизованности

Недавно, в процессе коучинговой практики я столкнулся со следующей проблемой, которую мне описал мой подопечный, являющийся крупным руководителем одной из телекоммуникационных компаний. Он  сказал: « У меня есть один руководитель региона, который дает наилучшие результаты, при этом проявляет крайнюю неорганизованность и недисциплинированность особенно по срокам исполнения.»

Возникает ряд вопросов- как это возможно, нужно ли что-то с этим делать и реально ли внести необходимые изменения?

В данном сообщении я постараюсь ответить на поставленные вопросы и высказать несколько идей по повышению самоорганизованности.

Итак, первый вопрос- возможно ли добиваться хороших результатов при низком уровне самоорганизованности.   Возможно, поскольку финальный результат зависит от многих составляющих. Это – уровень компетентности сотрудника в данной конкретной области (так называемые технические навыки), уровень развития межличностной коммуникации (эффективность взаимодействия с другими людьми). Для руководителя будет очень важным также фактор вовлеченности его команды и уровень развития коллектива как социума. Очень большую роль может также играть вышестоящее руководство, которое будет брать на себя часть организационных поддерживающих усилий. Как вы видите, результат зависит от многих компонентов, которые зачастую имеют больший вес в достижении результата.

Возникает вопрос, нужно ли указывать данному сотруднику, что самоорганизация является зоной его развития. Безусловно. Если бы сотрудник, помимо вышеперечисленных факторов, опирался еще бы на высокую самоорганизацию, то она выступила бы как локомотив его дальнейшего успеха. Можно только предположить, каких результатов мог бы добиться данный сотрудник при развитии искомых навыков.

Что можно порекомендовать данному человеку? Ниже приведен список из нескольких очень простых идей, которые позволяют незамедлительно  поднять собственный уровень самоорганизации.

1. Следует на ежедневной основе выделять 15 минут для приведения своих дел в порядок. Это упорядочивание почты, файлов, своего плана действий.
2. Особое внимание уделять не только deadline, те конечным срокам, а также и так называемому lead time, те времени, необходимому для завершения операции к назначенному сроку. При неотработанном навыке оценки  lead time, следует разбивать операцию на логические сегменты и пытаться рассчитать время их реализации и укладываться в эти временные рамки.
3. Приучить себя пользоваться «напоминалками», скажем в календаре в gmail или в смартфоне.
4. При формулировании проекта учитывать список так называемых «заинтересованных лиц». Это высшее руководство, руководители смежных подразделений, рядовые сотрудники, деятельность которых очень зависит от вашего прогресса в данном проекте. Необходимо на регулярной основе информировать их о степени развития проекта. Данная идея становится особенно критичной при возникающих  сбоях в графике исполнения.
5. Введите некое правило самопоощрения за высокую организацию в течение дня. Получите удовольствие от тех дел, которые вам нравятся. Рассматривайте их как благодарность самому себе за проявленные новые качества.

Более подробно о технологии формулирования и достижения поставленных целей, а также методике рационального управления временем, грамотного сочетания работы с другими сферами жизни вы узнаете на тренинге «Управление временем», который довольно часто проходит в открытом формате. Следите за расписанием тренингов.

Александр Пасекунов, директор Представительства Уилсон Лернинг в России и один из соавторов проведенного во всем мире исследования «Принципы успешности».

как научиться получать продуктивную обратную связь?

Как научиться получать продуктивную обратную связь?

Я, наверное, не сделаю особого открытия, обозначив наличие двух видов обратной связи: позитивную и негативную. Для многих читателей также не будет большим откровением, обнаружив, что большинство людей предпочитают получать положительную обратную связь.

Что особо привлекло наше внимание в исследованиях – это мотивы получения обратной связи. Большинство респондентов даже при получении обратной связи акцент делают не некие комфортные ощущения, которые они приобретают в данном процессе. Таким образом, для большинства респондентов главное предназначение обратной связи – вывод человека на более профессиональный уровень потеряно.

Во время своих тренингов по теме «Обратная связь» я люблю проводить следующее упражнение:

Часть 1. Один из слушателей выходит из комнаты, и группа задумывает для него какое-нибудь простейшее задание. Например, взять со стола карандаш. Я прошу еще одного слушателя сыграть роль ментора, практикующего негативную обратную связь. Те при неисполнении или неправильном исполнении задания он должен наносить легкие размеренные удары по плечу первого слушателя. Как правило, такое взаимодействие не приводит к какому-либо продуктивному результату.

Часть 2. Один из слушателей также выходит из комнаты, и группа задумывает для него какое-либо задание. Второй слушатель будет исполнять роль позитивного ментора, который, используя правила детской игры холодно-горячо, подводит своего подопечного к решению поставленной задачи.

Часть 3. Это копия части второй, но различие состоит в том, что уши у испытуемого закрыты бирушами. Он не слушает, и не может слышать обратную связь от своего ментора. Результат – проваленная операция по решению задачи.

Отсюда вывод – менеджерам нужно максимально эксплуатировать возможности позитивной обратной связи, а подчиненным быть готовым ее принимать.

Как же научиться при любом виде обратной связи получать максимальную выгоду для себя.

Возьмем положительную обратную связь. Если вас кто-то хвалит, то сконцентрируйтесь на содержательной части похвалы. За что вам дают высокую оценку?

Старайтесь сами инициировать беседу о тех ограничениях, которые вас сдерживают в развитии. Один из ведущих авторов литературы по успешности, Джек Кэнфилд, рекомендует подходить к вашим более опытным коллегам, руководителю и задавать очень важные для вас вопросы: « Какие мои качества или навыки требуют совершенствования?». « Если расценивать их по 10 балльной шкале, какую оценку вы бы поставили?. Что мне надо сделать, чтобы заслужить 10 баллов?».

При этом если один человек говорит, что вы –осел, то, наверное, он ненормальный. Если три человека говорят, что вы – осел, то, возможно, это – заговор. Если десять человек говорят одно и то же, то скорее всего, нужно срочно покупать седло.

Задайте себе вопрос – какую обратную связь вы получаете от членов своей семьи, друзей, коллег, начальника? Есть ли какие-то общие моменты? Составьте список этих моментов и определитесь с планом действий по решению обозначенных проблем.

Если кто-то передает вам обратную связь в весьма враждебном тоне, помните, что это выражение их уровня страха, а не вашего уровня некомпетентности. Они боятся, что проект будет не выполнен, что вы опоздаете на встречу. Спокойно сконцентрируйтесь на содержании излагаемого критического замечания и отбросьте все остальное.

Более подробно с данной темой вы можете ознакомиться, посетив тренинг «Менеджмент, ориентированный на результат», либо заказав серию индивидуальных коучинговых сессий.

Шпаргалка для эффективной коммуникации

	Аналитический стиль	Драйвер	Любезный	Экспрессивный
Начало взаимодействия	·         Как ты уже знаешь ·         Как мы с тобой уже и договаривались ·         В развитии того, что было сказано на предыдущем совещании….	·         Цель нашей встречи… ·         Мы встретились для того, чтобы… ·         Сегодня я хотел бы обсудить…	·         Как дела? ·         Как прошел проект Х? ·         Что новенького Ты не против, если мы обсудим проект Z?	·         Как я рад тебя вновь видеть ·         Ты не поверишь, я все утро думал о нашей встрече ·         Я очень счастлив, поскольку нам, возможно, удастся поработать вместе
Способы коммуникации	Вопросы	Утверждения	Вопросы+Эмпатия	Утверждения+Эмпатия
Способы убеждения	Инфо, факты, цифры	Экспертное мнение +предложение двух вариантов	Ссылка на третьи лица+предложеие поддержки	Аналогии+личностное признание
Завершение взаимодействия	Итак, до чего мы договорились?	Действуй	Какие у тебя планы на ближайшие выходные?	Я очень доволен встречей и признателен тебе за согласие. Очень буду рад новой возможности поработать вместе

В вышеприведенной таблице даны примеры фраз, которые мы рекомендуем при работе с различными социальными стилями. Безусловно, существует бесконечное количество вариантов высказываний. Нашей целью было показать некоторую структуру коммуникации с учетом примененной универсальности.

Многие мои слушатели хранят данную матрицу на рабочем столе и постоянно совершенствуются в коммуникативной эффективности.

Желаю вам успеха

Зажги в себе огонь

Пора начинать жить так, как вы мечтали (отрывок из интерактивной лекции «Зажги в себе огонь»)

Один из самых распространенных мифов современной жизни - нам все должны. Руководитель должен предоставить мне ту работу, которая мне нравится; компания должна платить мне те суммы, которые меня устраивают; клиенты должны обеспечивать меня бесперебойными заказами.

Один из моих знакомых утверждает, что в 18 лет мир воспринимается именно так. В 40 лет мы начинаем ощущать некоторую независимость от окружающих. В 60 лет мы внезапно обнаруживаем, что никто и не собирался нам ничего одалживать. На самом деле, только мы сами определяем свою жизнь.

В науке выработана следующая формула успеха. С (событие)+Д (действие)= Р (результат)

Оглянитесь вокруг и вы увидите массу новых возможностей. Руководитель предлагает своим сотрудникам поучаствовать в новом проекте, клиент ставит очень сложную задачу, ваш коллега просит вас выступить на конференции. Все это прекрасные возможности, которые превратятся в замечательный для вас результат при одном условии. Это условие – ваше действие. На самом деле, жизнь предлагает возможности всем. Но только небольшая часть людей воспринимают эти события как возможности, но еще меньшая часть готова предпринимать действия для достижения результатов.

Многие люди находят для себя отговорки, чтобы оправдать свое бездействие. « У меня нет времени, я и так занят, сейчас наступила рецессия, и не время начинать новый проект.»

Мне очень нравится забавное высказывание одного мудрого человека.» Я слышал, что начался кризис. Я принял решение в нем не участвовать»

«Найдите в себе силу поменять то, что можете изменить. Найдите в себе мужество принять то, что не можете изменить. Найдите в себе мудрость отличить первое от второго».

На занятиях у меня часто спрашивают –« а как понять, правильно ли я выбрал свою сферу деятельности?». На этот вопрос вы получите незамедлительный ответ, если прислушаетесь к своим внутренним чувствам. Если приступая к работе, вы ощущаете прилив новых сил, энтузиазм, если вы готовы работать в этом направлении без принуждения, если ваши мысли даже в период отдыха возвращаются к работе, то вы на верном пути. Джек Кэнфилд предлагает проверить совпадение вашей жизненной миссии с тем, что вы делаете сейчас, ответив на два вопроса. Готовы ли вы заниматься этим делом бесплатно? И готовы ли люди платить вам за эту работу.? Если вы получаете два да, то, безусловно, вы – очень счастливый человек, готовый к успеху.

Если вы все равно испытываете сомнения, то можно попробовать определить свою жизненную цель другим способом. Для начала попробуйте составить список 30 занятий, в которые вы бы хотели быть вовлечены. Составьте также список из 30 вещей, которыми вы хотели бы обладать. В процессе анализа этих списков люди часто выходят на свои сокровенные желания, которые первоначально не обязательно первыми пришли вам в голову.

После определения своей ключевой цели создайте максимальные условия, чтобы она все время находилась в поле вашего внимания. Поместите формулировку цели на своем рабочем столе, сообщите ее своим друзьям. И каждый день запрашивайте свой разум о тех действиях, которые вы должны предпринять сегодня для выхода на поставленную цель. При эмоциональном принятии цели у человека как бы включается собственный внутренний навигатор, который будет подсказывать дорогу к искомой мечте.

Карнеги писал: « Если хочешь быть счастливым, поставь себе цель, которая полностью овладеет твоими мыслями, высвободит энергию и согреет теплом твои надежды».

(Более подробную информацию вы можете получить на интерактивной лекции «Зажги в себе огонь»)